Vous avez déclaré Crédit Impôt Recherche (CIR) et/ou Innovation (CII), peut-être même du Crédit Impôt Recherche Collaborative (CRC ou CICo) ? Vous faites l’objet d’une demande de contrôle de l’administration fiscale ou souhaitez simplement sécuriser votre crédit d’impôt en préparant votre dossier justificatif ?
Dans ce cas, vous vous posez certainement des questions sur la manière de bien préparer votre dossier technique ? Pour répondre à ces interrogations cruciales et pour vous aider à naviguer dans les complexités de ces dossiers, nous vous proposons de faire le point sur la rédaction d’un dossier CIR/CII, les étapes clés et les erreurs à éviter !
L'importance de la rédaction d'un dossier technique pour sécuriser vos CIR-CII et autres demandes
Pour satisfaire aux exigences de l’administration fiscale, la rédaction d’un dossier technique justifiant l’éligibilité de vos projets et de vos dépenses déclarées à un dispositif fiscal exige une expertise réelle en justification scientifique et une grande rigueur dans la présentation des éléments administratifs et financiers requis.
Depuis 2018, notre cabinet Inosearch se spécialise dans l’élaboration de dossiers de CIR – CII – CRC et JEI pour les entreprises innovantes, qu’elles soient des start-ups, PME, ou ETI. Notre rôle est d’apporter nos conseils d’experts sur la manière de réussir dans cette démarche complexe, mais aussi de vous accompagner et surtout de prendre en charge l’intégralité des démarches pour vous tranquilliser et vous assurer une optimisation et une sécurité de vos demandes.
Un dossier en 2 parties clés
La rédaction d’un dossier CIR se divise en deux parties essentielles, chacune ayant son propre rôle dans la justification de votre demande :
La Partie scientifique
Cette section est déterminante pour établir l’éligibilité de vos travaux de Recherche et Développement (R&D). Elle doit comporter des éléments tels que l’objectif du projet, un état de l’art, la présentation des verrous techniques, et les solutions envisagées pour surmonter les défis rencontrés. Vous devez expliquer et justifier comment vos travaux contribuent à l’avancement scientifique par rapport au savoir-faire commun actuel. Cela requiert de définir plusieurs points spécifiques que nous détaillerons plus bas !
La Partie administrative et financière
Cette partie vise à justifier les dépenses de R&D que vous avez déclarées dans le calcul du CIR-CII-CRC. Cela inclut autant que possible les feuilles de temps du personnel impliqué dans les travaux de R&D, les CV et diplômes, les factures et contrats de sous-traitance si cela s’applique (agréé), ainsi qu’un tableau d’amortissement du matériel utilisé. En outre, il convient de présenter divers indicateurs d’innovation ou de recherche. Nous détaillerons plus bas le contenu de cette section.
Conseils d'experts avant de débuter la rédaction des dossiers
Certaines erreurs sont fréquemment commises lors de la rédaction des dossiers. Il est essentiel de les éviter pour maximiser vos chances de succès. Parmi ces erreurs :
- Ne pas démontrer CONCRÈTEMENT la légitimité du projet.
- Ne pas approfondir l’état de l’art et ne pas l’étayer de bibliographies scientifiques
- Confondre l’état de l’art et l’état du marché.
- Négliger la description des verrous scientifiques.
- Ne pas bien justifier le temps alloué aux travaux par le personnel de R&D.
- Sous-estimer la description des activités des sous-traitants.
- Rassembler les pièces justificatives seulement au moment du contrôle. En effet, au moment du contrôle vous ne disposez que d’un mois pour rendre des comptes à l’administration.
- Ne pas conserver les pièces (dossier technique, synthèse financière, pièces justificatives) en cas de contrôle dans les 3 années suivantes.
Rédiger la partie scientifique des dossiers
Cette section cruciale vise à établir l’éligibilité de la R&D de l’entreprise au Crédit d’Impôt visé. Attention si vous déclarez du CIR, du CII ou du CRC, les attentes de l’administration sont différentes.
Pour introduire cette section, il est essentiel de présenter l’entreprise, son activité et son projet d’innovation ou de R&D, ainsi que les membres de l’équipe impliquée. Par la suite, il convient d’aborder quatre points clés qui démontrent le parcours technique pour atteindre l’objectif du projet.
Parmi les sections les plus importantes (cette liste n’est pas exhaustive) :
Définition de la problématique du projet et contexte socio-économique
Dans cette première étape, l’entreprise doit exposer les objectifs du projet de R&D ou d’innovation, et les progrès réalisés jusqu’à présent. Il est essentiel de déterminer en quoi ces travaux vont contribuer de manière novatrice tant sur le marché que pour l’entreprise elle-même.
Définition de l’état de l’art du projet
Avant le début des travaux, il est primordial que l’entreprise identifie les connaissances et les technologies existantes. Elle doit démontrer sa capacité à les surpasser et à apporter des innovations grâce à une approche scientifique novatrice. L’éligibilité du projet de l’entreprise au CIR repose sur la comparaison de ses objectifs avec l’état de l’art actuel.
Description des verrous technologiques rencontrés
Cette section examine les obstacles ou les défis techniques auxquels les équipes de R&D sont confrontées dans le cadre du projet. De plus, elle doit présenter les solutions apportées à ces défis. Cette étape est souvent longue et complexe, mais elle revêt une importance cruciale pour déterminer l’éligibilité des dépenses de R&D au CIR ou CRC.
Description des travaux réalisés
Cette partie retrace la méthodologie employée pour obtenir des résultats concrets. Elle synthétise l’évolution des travaux depuis leur commencement, notamment les hypothèses initiales, la nature des tests effectués, les conclusions tirées, ainsi que les éventuelles modifications apportées en cours de route.
Rédiger la partie administrative et financière des dossiers
La section dédiée à l’aspect administratif et financier du dossier englobe l’ensemble des données chiffrées utilisées pour déterminer la base du Crédit d’Impôt. Cette section requiert la soumission d’une variété de documents, notamment :
- Le rapport financier qui détaille et justifie le calcul du CIR en identifiant les dépenses éligibles.
- Les formulaires de déclaration requis par l’administration fiscale pour documenter votre demande.
- L’avis d’obtention de l’agrément CIR de l’entreprise, si celui-ci est nécessaire.
- L’avis d’obtention du statut de jeune entreprise innovante (JEI), le cas échéant.
- L’état des dotations aux amortissements, accompagné des factures correspondantes.
- Les justificatifs des dépenses liées au personnel, tels que les avis de déclaration nominative sociale (DNS), les feuilles de temps, les fiches de paie, etc.
- Les bases de cotisations sociales et patronales de chaque salarié, car le calcul du CIR-CII-CRC ne prend pas en compte toutes les dépenses de cotisation dans le calcul.
- Les factures associées aux dépenses engagées pour le dépôt, la maintenance ou la défense des brevets.
- Les factures relatives aux dépenses liées à la veille technologique, la normalisation, et à la sous-traitance.
- Les conventions ou extraits de compte qui attestent des avances ou subventions remboursables.
- Les justificatifs des montants de chiffre d’affaires à déduire, si l’entreprise est agréée.
En ce qui concerne les pièces justificatives des dépenses de personnel, elles concernent spécifiquement les employés affectés aux projets de R&D. Il est donc nécessaire que l’entreprise ait établi un système de suivi du temps précis pour étayer le calcul. Cela peut être réalisé grâce à l’utilisation d’un suivi basé sur des feuilles de temps ou par l’emploi d’un logiciel de gestion du temps, permettant ainsi un suivi plus minutieux et fiable.
Sécurisez votre dossier CIR/CII/CRC
Bien que les CIR-CII-CRC soient des dispositifs déclaratifs, ils peuvent faire l’objet d’un contrôle fiscal dans les 3 années suivantes. Voir notre précédent article à ce sujet !
Pour sécuriser vos demandes, 3 solutions s’offrent à vous :
Le Rescrit fiscal
Vous pouvez solliciter un avis de l’administration fiscale sur l’éligibilité de vos travaux avant même de commencer la R&D, jusqu’à 6 mois avant votre première déclaration (2069A). L’administration doit rendre un avis dans les 3 mois suivant votre demande, et en cas de non-réponse dans ce délai, l’avis est considéré comme favorable.
Le Contrôle sur Demande
À tout moment, vous pouvez demander un contrôle spécifique sur le Crédit d’Impôt Recherche pour vous assurer de l’éligibilité de vos travaux.
Anticiper et rédiger vos dossiers techniques en même temps que vous déclarez !
C’est la solution par défaut qu’il vous faut mettre en œuvre. Libre à vous par la suite de faire une demande par rescrit ou un contrôle sur demande.
Besoin d'accompagnement pour vos CIR/CII/CRC ?
Pour vous faciliter la tâche, nos experts peuvent gérer l’intégralité du processus, de l’audit de vos projets à la rédaction technique, en passant par le fléchage des dépenses et le calcul du montant des CIR-CII-CRC et le suivi administratif auprès de l’administration fiscale. Nous assurons contractuellement ce service jusqu’à la 4ème après dépôt de vos demandes.
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